Ізюмська загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів № 10

 
Відділ освіти Ізюмської міської ради

Номенклатура

 

Ізюмська загальноосвітня

школа І-ІІІ ступенів № 10

Ізюмської міської ради

Харківської області

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор Ізюмської загальноосвітньої школи І-ІІІ ступенів № 10 Ізюмської міської ради Харківської області

___________ І.Г.Сухомлин

«____» ___________ 2017рік

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

____________№___________

на 2017 рік

 

 

 

Індекс справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

           

 

1

2

3

4

5

01. Організація системи управління закладом

01-01

Закони України, постанови, рішення Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України (копії)

 

Доки не мине потреба

ст.1-б

 

01-02

Урядові та галузеві документи про загальну середню освіту (укази, постанови, доручення, накази, інструкції, рішення колегії, вказівки Міністерства освіти і науки України тощо) (копії)

 

Доки не мине потреба

ст.1-б

 

01-03

Доручення нарад керівників при вищих управліннях освіти, доручення нарад директорів загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів, колегій при відділі (управлінні) освіти. Інформації щодо виконання доручень.

 

10 р. 1

ст. 6-а

1Надіслані до відома - доки не мине потреба

01-04

Державні, регіональні, міські, районні програми розвитку освітньої галузі (копії). Інформації щодо виконання програм.

 

Доки не мине потреба

 

01-05

Установчі документи навчального закладу та зміни до них:

1) Статут навчального закладу;

2) довідка з єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ);

3) свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи;

 

До ліквідації організації1, ст.30

 

До ліквідації організації, ст.31

 

1Надіслані до відома – 1р. після заміни новими

* 1 Перелік типових документів, що створюються під час діяльності Державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884.

2  Наказ Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000 № 240.

 

 

02.1-20

Класні журнали 9-х, 11-х класів

 

10 р.

Наказ МОНМСУ від 10.05.2011

№ 423

01-06

Програми, концепції розвитку, перспективне прогнозування розвитку матеріально-технічної бази, кадрового забезпечення та навчально-виховного процесу навчального закладу

 

До ліквіда-ції органі-зації, ст.149

 

01-07

Книга наказів з основної діяльності

 

До ліквіда-ції органі-зації1, ст.16-а

1Надіслані до відома - доки не мине потреба

01-08

Положення про платні послуги у навчальному закладі

 

До ліквіда-ції органі-зації, ст.20-а

 

01-09

Правила внутрішнього трудового розпорядку навчального закладу

 

1 р1.

ст. 397

1Після заміни новими

01-10

Колективний договір між адміністрацією та трудовим колективом Ізюмської загальноосвітньої школи І-ІІІ ступенів № 10 Ізюмської міської ради Харківської області

 

До ліквіда-ції органі-зації, ст.395-а

 

01-11

Річний план роботи навчального закладу на навчальний рік

 

5 р.,

ст.157-а

 

01-12

 

 

Документи (акти, довідки, приписи, пропозиції, протоколи тощо) та матеріали державної атестації навчального закладу

 

До ліквіда-ції органі-зації, ст.48

 

01-13

Акти (довідки, приписи, пропозиції, протоколи експертизи тощо) перевірок та інспектування навчального закладу вищими організаціями, установами та службами

 

10 р.,

ст.76-а

 

01-14

Документи (заяви, доручення) та матеріали щодо виконання Закону України «Про захист персональних даних»

 

5 р.,

ст.83-а

 

01-15

Документи (акти, накази, дозволи) та матеріали щодо проведення огляду-конкурсу готовності навчального закладу до нового навчального року

 

5 р.,

ст.77

 

01-16

Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності школи

 

5 р.,

ст.77

 

01-17

Документи (протоколи, інформація) та матеріали щодо звітування керівника навчального закладу перед трудовим колективом

 

5 р.,

ст.638

 

 

 

 

 

 

 

01-18

Акт прийому-передачі справ, складений при зміні директора навчального закладу (з усіма додатками)

 

До ліквіда-ції органі-зації, ст.45-а

 

01-19

Книга протоколів нарад педагогічних працівників при директорові навчального закладу

 

5 р.,

ст. 13

 

01-20

Книга протоколів засідання педагогічної ради навчального закладу

 

10 р.,

ст. 14-а

 

01-21

Книга протоколів ради навчального закладу

 

10 р.,

ст. 14-а

 

 

 

 

 

 

01-22

Книга протоколів загальних зборів колективу загальноосвітнього навчального закладу

 

До ліквіда-ції органі-зації, ст.12-а

 

01-23

Книга протоколів загальношкільних батьківських зборів навчального закладу

 

До ліквіда-ції органі-зації, ст.12-а

 

01-24

Книга протоколів засідань експертної комісії навчального закладу

 

10 р.,

ст. 14-а

 

01-25

Журнал реєстрації вхідної та вихідної документації

 

3 р.,

ст. 122

 

01-26

Контрольно - візитаційна книга навчального закладу

 

3 р. 1

1Після закінчення книги.

Строк зберігання встановлений на засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (протокол від 23.02.2012

 № 2)

01-27

Книга реєстрації наказів директора школи з основної діяльності

 

До ліквіда-ції органі-зації, ст.121-а

 

 

01-28

Книга реєстрації протоколів засідання педагогічної ради навчального закладу

 

До ліквіда-ції органі-зації, ст.121-а

 

 

 

 

 

 

 

 

 

01-29

Книга реєстрації протоколів ради навчального закладу

 

До ліквіда-ції органі-зації, ст.121-а

 

01-30

Книга реєстрації протоколів  загальних зборів колективу загальноосвітнього навчального закладу

 

До ліквіда-ції органі-зації, ст.121-а

 

01-31

Книга реєстрації  протоколів  проведення загальношкільних батьківських зборів навчального закладу

 

До ліквіда-ції органі-зації, ст.121-а

 

01-32

Книга записів наслідків внутрішнього контролю директора школи

 

5 р.

Наказ МОНМСУ від 10.05.2011

№ 423

01-33

Книга записів наслідків внутрішнього контролю заступників директора з навчально-виховної  роботи

 

5 р.

Наказ МОНМСУ від 10.05.2011

№ 423

 

01-34

Журнал обліку особистого прийому громадян директором навчального закладу

 

3 р.,

ст. 125

 

01-35

Зведена номенклатура справ навчального закладу

 

5 р. 1,

 ст. 112-а

1Після заміни новими та за умови

складання зведених описів справ

02. Організація системи шкільної освіти

02.1 – Документи щодо забезпечення гарантованого права на освіту

02.1-01

Накази з обліку руху учнів навчального закладу

 

75 р.

ст. 16-а

 

02.1-02

Робочий навчальний план на навчальний рік

 

До заміни новими,

ст. 552-б

1За місцем складання, в інших

організаціях – доки не мине потреба

02.1-03

Статистична звітність та аналітичні матеріали (річний звіт з усіх основних видів діяльності школи)

 

До ліквідації організації, ст.302-б

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

02.1-04

Мережа, перспективна мережа навчального закладу

 

Доки не мине потреба

ст. 33-б

 

02.1-05

Особові справи учнів

 

5 р. 1

1Після закінчення або вибуття

Наказ МОНМСУ від 10.05.2011

№ 423

02.1-06

Списки первинного обліку дітей, які підлягають навчанню

 

10 р.2,

ст. 525-є

2За відсутності наказів про зарахування,

відрахування, випуск, а також особових справ – 75 р.

02.1-07

Документи (копії наказів, інформації, довідки, звіти тощо) та матеріали щодо виконання ст.ст.14,35, Закону України «Про освіту», ст. ст.6,18 Закону України «Про загальну середню освіту», Інструкції з обліку дітей і підлітків шкільного віку

 

5 р.,

ст. 298

 

02.1-08

Документи (замовлення, звіти, акти, інформації тощо) та матеріали щодо замовлення на виготовлення документів про освіту

 

1 р.,

ст. 308

 

02.1-09

Документи (замовлення, звіти, акти, інформації , заявки на передрук тощо) та матеріали щодо виготовлення дублікатів документів про освіту

 

5 р.,

ст. 132

 

02.1-10

Документи (плани, графіки, звіти, довідки, інформації тощо) та матеріали щодо організації роботи з питань початку та закінчення навчального року, проведення державної підсумкової атестації та випуску учнів

 

5 р.,

ст. 298,

ст. 575

 

02.1-11

Документи (звіти, довідки, інформації тощо) про продовження навчання та працевлаштування випускників навчального закладу

 

3 р.,

ст. 603

 

02.1-12

Відомості та документи (довідки, пояснення) про причини пропуску занять учнями навчального закладу

 

1 р.,

ст. 591,

ст. 592

 

02.1-13

Протоколи та матеріали державної підсумкової атестації учнів випускних класів навчального закладу

 

3 р.

Наказ МОНУ від 18.02.2008 № 94

(у редакції наказу МОНУ від 21.12.2009

№ 1151)

02.1-14

Алфавітна книга запису учнів

 

50 р.

Наказ МОНМСУ від 10.05.2011

№ 423

02.1-15

Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту

 

 

75 р.,

ст. 531-а

 

 

 

 

 

02.1-16

Книга обліку і видачі атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, срібних і золотих медалей

 

75 р.,

ст. 531-а

 

02.1-17

Книга обліку і видачі Похвальних листів і Похвальних грамот

 

10 р. 1

1Після закінчення книги

Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК

Державного архіву Харківської області

(протокол від 23.02.2012

№ 2)

02.1-18

Книга реєстрації наказів з обліку руху учнів навчального закладу

 

75 р.,

ст. 121-а

 

02.1-19

Класні журнали 1-4-х, 5-8-х, 10-х класів

 

5 р.,

ст. 590

 

02.1-21

Журнал обліку занять з учнями, які навчаються за індивідуальною формою

 

5 р.,

ст. 590

 

02.1-22

Журнал обліку занять з учнями, які навчаються за екстернатною формою

 

10 р.

Наказ МОНМСУ від 10.05.2011

№ 423

02.1-23

Журнал обліку пропущених і заміщених уроків педагогічними працівниками

 

5 р.,

ст. 630

 

02.1-24

Журнал обліку факультативних, індивідуальних та групових занять з учнями навчального закладу

 

5 р.,

ст. 630

 

02.1-25

Журнал обліку роботи гуртків, спортивних секцій

 

5 р.,

ст. 630

 

02.1-26

Журнал реєстрації видачі довідок на учнів

 

3 р.,

ст. 122

 

02.1-27

Розклад уроків для учнів 1-4-х та 5-11-х класів навчального закладу

 

1 р.,

ст. 586

 

02.1-28

Розклад факультативних занять, індивідуальних та групових занять з учнями навчального закладу

 

1 р.,

ст. 586

 

02.1-29

Графіки роботи гуртків, спортивних секцій

 

1 р.,

ст. 586

 

02.1-30

Графік проведення позакласних заходів

 

1 р.,

ст. 586

 

02.1-31

Номенклатура справ щодо забезпечення гарантованого права на освіту (витяг)

 

3 р. 2,

ст. 112-в

2Після заміни новими та за умови 

передавання справ до архівного

підрозділу організації

02.2 – Навчально-виховна робота

02.2-01

Документи (копії наказів, інформації, довідки, звіти тощо) та матеріали з питань організації навчально-виховного процесу в загальноосвітньому навчальному закладі

 

До заміни новими,

ст.  20-б

 

02.2-02

Документи (копії наказів, інформації, довідки, звіти, заяви тощо) та матеріали щодо організації навчання учнів за індивідуальною формою

 

5 р.,

ст. 544

 

02.2-03

Документи (копії наказів, інформації, довідки, звіти, заяви, графіки тощо) та матеріали щодо організації екстернатного навчання

 

5 р.,

ст. 544

 

 

 

 

 

 

02.2-04

Документи (копії наказів, інформації, довідки, звіти, заяви тощо) та матеріали щодо підготовки випускників навчального закладу до участі в зовнішньому незалежному оцінюванні

 

До заміни новими,

ст. 579-б

 

02.2-05

Документи (протоколи, звіти, інформації тощо) та матеріали щодо виконання мовного законодавства, державних, регіональних , міських програм щодо розвитку і функціонування державної мови

 

Доки не мине потреба

ст. 75-б

 

02.2-06

Документи (накази, графіки, плани) та матеріали щодо проведення навчальних екскурсій та навчальної практики

 

1 р.

ст.587

 

02.2-07

Документи (накази, списки, графіки, протоколи, розклади) та матеріали щодо організації оздоровлення та відпочинку дітей і підлітків

 

3 р.,

ст. 794

 

02.2-08

Документація (статут, накази, списки, графіки, протоколи, розклади) дитячого закладу оздоровлення та відпочинку

 

До заміни новими,

ст. 20-б

 

02.2-09

Документи та матеріали різних видів внутрішкільного контролю (стану викладання, виконання навчальних планів та програм із навчальних предметів робочого навчального плану)

 

5 р.1

Строк зберігання встановлено

на засіданні ЕПК Державного архіву

Харківської області

(протокол від 23.02.2012

 № 2)

02.2-10

Документи (протоколи, звіти, інформації) щодо проведення моніторингових досліджень якості освіти та результатів навчальних досягнень учнів

 

5 р.,

ст. 577-б

 

 

 

 

 

02.2-11

Навчальні програми та навчальні плани з навчальних предметів

 

 

1 р. 1,

ст. 553-б

1Після заміни новими

02.2-12

Звіти навчальної частини щодо організації початку та закінчення навчального ро ку

 

5 р.,

ст. 559

 

 

 

 

 

 

02.2-13

Листування з організаціями з основних питань діяльності

 

 

5 р.

ст.23

 

02.2-14

Номенклатура справ із навчально-виховної роботи (витяг)

 

3 р. 2,

ст. 112-в

2Після заміни новими та

за умови передавання справ

до архівного підрозділу організації

02.3 – Виховна робота

02.3-01

Документи (копії наказів, інформації, довідки, звіти, графіки  тощо)  та матеріали щодо забезпечення виховного процесу в навчальному закладі

 

Доки не мине потреба

 

02.3-02

Спільні заходи (плани) навчального закладу з міськими службами

 

5 р.,

ст. 157-б

 

02.3-03

Річні плани виховної роботи класних керівників

 

1 р.,

 ст. 161

 

02.3-04

Документи (плани, заходи, довідки, акти, інформації тощо) та матеріали з правової освіти та виховання учнів навчального закладу

 

5 р., ст. 298

 

02.3-05

Документи (списки, плани, заходи, довідки, акти, рішення, інформації тощо) та матеріали щодо виконання Комплексної програми профілактики злочинності та правопорушень серед учнів навчального закладу

 

5 р.,

ст. 298

 

02.3-06

Банк даних (списки) з внутрішкільного обліку. Матеріали щодо роботи з сім’ями, які опинилися в складних життєвих умовах

 

10 р.2,

ст. 525-є

2За відсутності наказів про

зарахування, випуск, а

також особових справ – 75 р.

02.3-07

Документи (списки, плани, заходи, довідки, рішення, інформації тощо) та матеріали щодо роботи з профілактики наркоманії, токсикоманії, ВІЛ/СНІДу

 

5 р.,

ст. 538-б,

ст. 542-б

 

02.3-08

Документи (копії наказів, розклади, графіки, списки,довідки) та матеріали щодо охоплення гуртковою роботою учнів навчального закладу

 

3 р.,

ст. 305

 

02.3-09

Матеріали щодо організації роботи дитячої юнацької громадської організації

 

3 р.,

ст. 604

 

02.3-10

Матеріали (плани, протоколи, звіти тощо) щодо організації роботи методичного об’єднання класних керівників навчального закладу

 

5 р.,

ст. 561,

ст. 562

 

02.3-11

Протоколи батьківських зборів учнів 1-11-х класів

 

Доки не мине потреба,

ст. 15

 

02.3-12

Документи (довідки, звіти, плани, інформація тощо) учнів  навчального закладу, поставлених на облік у відділі кримінальної міліції у справах дітей

 

 

 

02.3-13

Номенклатура справ з виховної роботи (витяг)

 

3 р2.,

ст. 112-в

2Після  заміни новими та за умови

передавання справ до архівного

підрозділу організації

02.4 – Охорона та соціальний захист дитинства

02.4-01

 

Нормативно-правові документи з питань охорони та соціального захисту дитинства (копії наказів, протоколів, інформації, списки, тощо)

 

Доки не мине потреба

 

02.4-02

Статистичні звіти, інформації з питань соціального захисту дітей пільгових категорій

 

5 р., ст. 303

 

02.4-03

Списки дітей пільгових категорій

 

До заміни новими

Строк зберігання встановлено

на засіданні ЕПК Державного архіву

Харківської області

(протокол від 06.03.2011 № 2)

02.4-04

Документи (довідки, звіти, інформація, акти соціальних інспектувань тощо) та матеріали щодо роботи з дітьми, які потребують соціального захисту

 

5 р.

ст.44-б,

 ст. 303

 

02.4-05

Документи (заяви, акти, довідки, виплатні відомості) та матеріали щодо надання матеріальної допомоги дітям пільгового контингенту з фонду загального обов’язкового навчання

 

5 р. 1,

ст. 676,

ст. 677

1Після зняття одержувача з обліку

 

 

 

02.4-06

Документи (соціальні паспорти, банк даних, акти соціальних інспектувань) дітей пільгового контингенту, які навчаються у навчальному закладі

 

До заміни новими

Строк зберігання встановлено

на засіданні ЕПК Державного

архіву Харківської області

(протокол від 22.06.2011№ 5)

02.4-07

Документи (звіти, довідки, інформації) та матеріали щодо організації харчування учнів у навчальному закладі

 

5 р.,

 

Строк зберігання встановлено

на засіданні ЕПК Державного архіву

Харківської області

(протокол від 06.03.2011№ 2)

02.4-08

Документи (копії наказів, листи, програми, інформації, звіти тощо) щодо медичного обслуговування та охорони здоров’я учасників навально-виховного процесу

 

5 р.,

ст. 44-б,

ст. 303

 

02.4-09

Листування з органами і службами, причетними до захисту прав дітей з загальних питань (копії)

 

Доки не мне потреба

 

02.4-10

Номенклатура справ з охорони та соціального захисту дитинства (витяг)

 

 3 р2.,

ст. 112-в

2Після  заміни новими та

за умови передавання справ

до архівного підрозділу організації

 

02.5 – Робота щодо запобігання всім видам дитячого травматизму

02.5-01

Нормативно-правові документи  (копії наказів, протоколів, заходи, звіти) з  безпеки життєдіяльності та запобігання  всім видам дитячого травматизму

 

Доки не мине  потреба

 

02.5-02

Інструкції з безпеки життєдіяльності учнів  навчального закладу

 

До заміни новими, ст.20-б

 

02.5-03

Документи  (копії наказів, довідки, інформації тощо) та матеріали щодо профілактики всіх видів дитячого травматизму

 

5 р.,

ст. 44-б,

ст. 303

 

 

 

 

 

 

 

 

02.5-04

Документи (повідомлення, акти, пояснення, звіти) та матеріали, акти розслідування нещасних випадків з учнями навчального закладу

 

45 р. 2,

ст. 453

1Пов’язані із значними матеріальними

збитками та людськими жертвами – 75р.

02.5-05

Журнал реєстрації нещасних випадків, що сталися з учнями навчального закладу

 

45 р. 1,

ст. 477

1Після  закінчення журналу

02.5-06

Журнали інструктажів (первинного, позапланового, цільового) з учнями навчального закладу з безпеки життєдіяльності (по класах, в ГПД, в кабінетах)

 

10 р. 1,

ст. 482

1Після  закінчення журналу

 

02.5-07

Номенклатура справ з із запобігання всім видам дитячого травматизму (витяг)

 

3 р. 2,

ст. 112-в

2Після  заміни новими та

за умови передавання справ

до архівного підрозділу організації

 

02.6 – Фізичне виховання, допризовна підготовка юнаків,

військово-патріотичне виховання

02.6-01

Законодавчі та нормативно-правові документи  (копії  наказів, протоколів, заходи, звіти) з питань фізичного виховання та спорту

 

Доки не мине потреба

 

02.6-02

Законодавчі та нормативно-правові документи  (копії наказів, протоколів, заходи, звіти) з питань  допризовної підготовки та військово-патріотичного виховання

 

Доки не мине потреба

 

02.6-03

Документи (довідки, звіти, інформації, протоколи) та матеріали про стан фізичного виховання та спортивно-масової роботи

 

5 р.,

ст. 298

 

02.6-04

Документи (протоколи, таблиці, звіти) та матеріали щодо організації та проведення спортивних змагань різного рівня

 

3 р.,

ст. 797

 

02.6-05

Документи (довідки, звіти, доповідні записки) та матеріали щодо організації військово-патріотичного виховання

 

5 р.

ст..44

 

02.6-06

Номенклатура справ з фізичного виховання та військово-патріотичного виховання (витяг)

 

 3 р. 2,

ст. 112-в

2Після заміни новими та за умови

передавання справ до архівного

підрозділу організації

02.7 – Позакласна та позашкільна робота

02.7-01

Нормативно-правові та інструктивно-методичні документи  (копії наказів, протоколів, заходи, звіти) з питань позакласної та  позашкільної освіти

 

Доки не мине потреба

 

 

 

 

 

 

02.7-02

Документи (заявки, умови проведення, довідки, програми, звіти тощо) про проведення конкурсів, фестивалів, виставок, учнівських олімпіад

 

5 р., ст. 64-б

 

02.7-03

Матеріали щодо організації та проведення заходів під час шкільних учнівських канікул (плани, інформації, заходи, звіти)

 

5 р., ст. 796

 

02.7-04

Матеріали щодо організації та проведення конкурсу «Учень року»

 

5 р.

ст.64-б

 

02.7-05

Графіки проведення загальношкільних і позакласних заходів

 

1 р., ст. 586

 

02.7-06

Номенклатура справ позакласної та позашкільної роботи (витяг)

 

 3 р. 2,

ст. 112-в

2Після  заміни новими та за умови

передавання справ до архівного

підрозділу організації

 

 

 

 

03 – Організація цивільного захисту

03-01

Нормативно-правові  документи  (копії  наказів, протоколів, заходи, звіти) про організацію та здійснення заходів  цивільного захисту в навчальному закладі

 

До заміни новими

 

 

03-02

Документи щодо організації та здійснення заходів цивільного захисту в начальному закладі (копії наказів, розпоряджень, плани дій, схеми тощо)

 

Доки не мине потреба

 

 

 

 

 

03-03

Матеріали щодо організації та здійснення заходів цивільного захисту в начальному закладі (довідки, акти, звіти, інформації тощо)

 

5 р.,

ст. 1192

 

03-04

Номенклатура справ з організації цивільного захисту (витяг)

 

 3 р. 2,

ст. 112-в

2Після  заміни новими та за умови

передавання справ до архівного

підрозділу організації

04 – Методична робота

04-01

Нормативно-правові документи  (копії  наказів, протоколів, заходи, звіти) щодо організації методичної роботи

 

Доки не мине потреба

 

04-02

Документи щодо організації методичної роботи в навчальному закладі (заходи, звіти, інформації тощо)

 

5 р., ст. 303

 

04-03

Протоколи засідання методичної ради  навчального закладу

 

10 р.,

ст. 14-а

 

 

 

 

04-04

Документи (копії наказів, протоколів, заходи, звіти) та матеріали роботи методичної ради навчального закладу

 

Доки не мине потреба

 

04-05

Документи (звіти, інформації, протоколи, доповідні записки тощо) та матеріали щодо підготовки та проведення педагогічних читань, науково-методичних і науково-практичних конференцій, семінарів

 

10 р.

ст.795

 

04-06

Документи (плани, протоколи, довідки, інформації тощо) щодо роботи шкільного методичного об’єднання вчителів початкових класів

 

5 р.,

ст. 160,

 ст. 561,

ст. 562

ст..44

 

04-07

Документи  (плани, протоколи, довідки, інформації тощо) щодо роботи шкільного методичного об’єднання вчителів предметів суспільно-гуманітарного циклу

 

5 р.,

ст. 160,

 ст. 561,

ст. 562

ст..44

 

04-08

Документи  (плани, протоколи, довідки, інформації тощо) щодо роботи шкільного методичного об’єднання вчителів предметів математики та  інформатики

 

5 р.,

ст. 160,

 ст. 561,

ст. 562

ст..44

 

04-09

Документи  (плани, протоколи, довідки, інформації тощо) щодо роботи шкільного методичного об’єднання вчителів предметів природничого  циклу

 

5 р.,

ст. 160,

 ст. 561,

ст. 562

ст..44

 

04-10

Документи  (плани, протоколи, довідки, інформації тощо) щодо роботи шкільного методичного об’єднання вчителів  фізичної культури

 

5 р.,

ст. 160,

 ст. 561,

ст. 562

ст..44

 

04-11

Матеріали (плани, протоколи, довідки, інформації, сценарії тощо) щодо організації та проведення конкурсу «Учитель року»

 

5 р.,

ст. 64-б

 

04-12

Документи (програми, звіти, накази, інформації, доповіді, довідки тощо) та матеріали щодо роботи з обдарованими дітьми

 

5 р.,

ст. 44-б

 ст. 298

 

04-13

Банк даних ефективного педагогічного досвіду

 

До заміни новими

Строк зберігання встановлено

на засідання ЕПК Держархіву

Харківської області

(протокол від 22.06.2011№ 5)

 

04-14

Програмно-методичного забезпечення спецкурсів, курсів за вибором, факультативів

 

До заміни новими,

ст. 20-б

 

04-15

Книга реєстрації протоколів засідань методичної ради  навчального закладу

 

10 р.,

ст. 14-а

 

04-16

Номенклатура справ методичної роботи (витяг)

 

 3 р., 2

ст. 112-в

2Після  заміни новими та за

умови передавання справ

до архівного підрозділу організації

05 – Психологічна служба

05-01

Нормативно-правові документи (копії  наказів, протоколів, заходи, звіти) щодо  діяльності працівників психологічної служби  системи освіти

 

Доки не мине потреба

 

05-02

Плани роботи працівників психологічної служби навчального закладу

 

1 р.,

ст. 161

 

05-03

Обліково-статистичні документи (статистичні звіти, аналітичні звіти)

 

5 р., 

ст. 303

 

05-04

Матеріали щодо роботи з педагогічними працівниками навчального закладу

 

5 р., 

ст. 489

 

05-05

Матеріали щодо роботи з учнями навчального закладу (на кожний клас)

 

До заміни новими,

ст. 20-б

 

05-06

Довідково-інформаційні матеріали. Матеріали семінарів працівників психологічної служби

 

5 р., 

ст. 562

 

05-07

Матеріали щодо психологічного супроводу учнів пільгових категорій

 

5 р.,

 ст. 298

 

05-08

Матеріали щодо роботи з батьками учнів навчального закладу

 

До заміни новими,

ст. 20-б

 

05-09

Матеріали соціального захисту учнів навчального закладу (акти  обстеження матеріально-побутових умов проживання дітей пільгового контингенту, облікові картки, соціальні паспорти)

 

До заміни новими

Строк зберігання встановлено

на засіданні ЕПК Державного архіву

Харківської області

(протокол від 23.02.2012 № 2)

05-10

Протоколи індивідуальних консультацій практичного психолога

 

10 р.,

ст. 14-а

 

 

05-11

Журнал щоденного обліку робочого часу працівників психологічної служби (практичного психолога, соціального педагога)

 

5 р. 1,

ст. 630

1Відомості обліку годин - 1 р.

05-12

Журнал психологічного аналізу уроків учителів навчального закладу

 

3 р.,

ст. 122

 

05-13

Журнал реєстрації звернень (консультацій) учнів, батьків, учителів

 

1 р.,

ст. 634

 

05-14

Номенклатура справ психологічної служби (витяг)

 

 3 р. 2,

ст. 112-в

2Після  заміни новими та за

умови передавання справ

до архівного підрозділу організації

06 – Робота з кадрами та громадянами

06-01

Накази начальника управління освіти  Ізюмської міської ради Харківської області з особового складу(копії)

 

Доки не мине потреба

 

06-02

Книга наказів з кадрових питань про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення, підвищення рангу, категорії (розряду); про  зміну біографічних даних; заохочення (нагородження), про відпустки  для  догляду за дитиною та відпустки  без збереження заробітної плати

 

75 р.2,

ст. 16-б

2Про короткостро-кові відрядження

в межах України та за кордон;

стягнення; надання щорічних

оплачуваних відпусток та відпусток

у зв’язку з навчанням – 5р.

06-03

Книга наказів з кадрових питань про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням

 

5 р.,

ст. 16-б

 

06-04

Книга наказів про короткострокові відрядження працівників в межах України та за кордон

 

5 р.,

ст. 16-б

 

 

 

 

 

 

06-05

Протоколи засідання атестаційної комісії навчального закладу

 

5 р.1,

ст. 636

1В організаціях зі шкідливими

умовами праці – 5р.

06-06

Посадові та робочі інструкції працівників  навчального закладу

 

5 р. 1,

ст. 43

1Після заміни  новими

06-07

Річні статистичні звіти (форма № 83-РВК) з особового складу

 

До ліквідації організації, ст. 302-б

 

06-08

Документи до наказів з кадрових питань (заяви, подання, довідки тощо), що не ввійшли до складу особових справ

 

3 р.,

ст. 491

 

06-09

Документи та матеріали щодо роботи з кадровим резервом (заяви, індивідуальні плани, звіти, біографічні довідки тощо)

 

5 р.,

 ст. 525-е

 

06-10

Документи та матеріали щодо підвищення кваліфікації педагогічних кадрів (копії наказів, плани-графіки, листування тощо)

 

5 р.,

ст. 618

 

06-11

Атестаційні матеріали педагогічних працівників навчального закладу

 

75 р. 1,2,

ст. 637

1Зберігаються в особових справах.

2Ті, що не увійшли до особових справ – 5 р.,

06-12

Матеріали роботи атестаційної комісії навчального закладу (плани, графіки, інформації тощо)

 

5 р.,

ст. 638

 

06-13

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії та витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників навчального закладу

 

75 р2.,

ст. 493-в

2Після звільнення

 

 

06-14

Особові картки працівників навчального закладу

 

75 р1.,

ст. 499

1Після звільнення

06-15

Трудові книжки працівників навчального закладу

 

 До запитання, не затребувані не менше

50 років,

 ст. 508

 

06-16

 

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян і документи щодо їх розгляду

 

5 р. 1,

ст. 82-б

2У разі  неодноразового звернення –

5 років після останнього розгляду,

06-17

Листування з Ізюмським центром зайнятості населення

 

3 р. 1,

ст. 522

 

06-18

Книга реєстрації наказів з кадрових питань  про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення, підвищення рангу, категорії (розряду); про  зміну біографічних даних; заохочення (нагородження), про відпустки  для  догляду за дитиною та відпустки  без збереження заробітної плати

 

75 р.,

ст. 121-б

1Форми в яких реєструють

короткострокові відрядження в межах

України та за кордон; стягнення;

надання щорічних оплачуваних відпусток

та відпусток у зв’язку з навчанням – 5р.

06-19

Книга реєстрації наказів з кадрових питань про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням

 

5 р.1,

ст. 121-б

 

06-20

Книга реєстрації наказів про короткострокові відрядження працівників в межах України та за кордон

 

5 р.1,

ст. 121-б

 

06-21

Книга реєстрації протоколів засідання атестаційної комісії навчального закладу

 

5 р.,

ст. 121-в

 

06-22

Книга обліку трудових книжок і вкладишів до них працівників навчального закладу

 

50 р.,

ст. 530-а

 

06-23

Книга обліку особових справ працівників навчального закладу

 

75 р.,

ст. 528

 

06-24

Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян

 

5 р.,

ст. 124

 

06-25

Журнал обліку робочого часу працівників навчального закладу

 

5 р.,

ст. 630

 

06-26

Номенклатура справ  роботи з кадрами та громадянами (витяг)

 

 3 р. 2,

ст. 112-в

2Після  заміни новими та за умови

передавання справ до архівного

підрозділу організації

07 – Фінансово-господарчі документи

07-01

Штатний розпис навчального закладу

 

3 р.,

 ст. 37-б

 

 

 

 

07-02

Документи (тарифікаційні списки, склад

 

тарифікаційної комісії, накази тощо) щодо тарифікації працівників навчального закладу

 

25 р.,

 

 ст. 415

 

07-03

Протоколи засідань тарифікаційної комісії навчального закладу

 

10 р.,

ст. 14-а

 

07-04

Документи щодо надання платних послуг

 

5 р.,

 ст. 421

 

07-05

Документи та матеріали щодо проведення  інвентаризації матеріальних цінностей (відомості на видачу витратних матеріалів, відомості оперативного обліку малоцінних матеріалів, дефектні акти тощо)

 

3 р. 1,

ст. 345

1За умови завершення перевірки державними податковими органами з пи­тань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюд­жетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюд­жетів усіх рів­нів та держав­них фондів або викорис­товували дер­жавне чи ко­мунальне май­но,ревізії, про­веденої орга­нами держав­ної контрольно-ревізійної слу­жби за сукуп­ними показни­ками фінан­сово господар­ської діяльно­сті. У разі ви­никнення спорів (супе­речок), пору­шення кримі­нальних справ, від­криття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення

2Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, – 5 р.

07-06

Акти списання матеріальних цінностей

 

3 р. 1,

ст. 345

 

07-07

Документи та матеріали щодо прийому-передачі матеріальних цінностей (подання, акти, відомості, інформації тощо)

 

3 р. 1,

ст. 1006

1Див. примітку один до справи з індексом 07-05

07-08

Табелі обліку використання робочого часу

 

1 р.,

ст. 408

 

07-09

Книга обліку господарського майна та товарно-матеріальних цінностей

 

3 р. 1,

 ст. 351

1Див. примітку один до справи з індексом 07-05

07-10

Книга реєстрації протоколів засідань тарифікаційної комісії навчального закладу

 

10 р.,

ст. 14-а

 

07-11

Книга реєстрації актів списання матеріальних цінностей

 

3 р.,

ст. 122

 

07-12

Інвентарні списки основних засобів

 

3 р. 1,

ст. 345

1Див. примітку один до справи з індексом 07-05

07-13

Номенклатура справ фінансово-господарчих  документів (витяг)

 

 3 р. 2,

ст. 112-в

2Після  заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

 

 

08 – Охорона праці, пожежна безпека

08-01

Нормативно-правові документи з питань охорони праці та пожежної безпеки (копії)

 

Доки не мине потреба

 

08-02

Інструкції з охорони праці для працівників навчального закладу

 

До заміни новими,

 ст. 20-б

 

08-03

Документи та матеріали щодо дотримання вимог законодавства з охорони праці та пожежної безпеки (положення, інформації, довідки, звіти, акти тощо)

 

5 р.,

ст. 437

 

08-04

Документи та матеріали щодо дотримання санітарно-гігієнічного режиму в навчальному закладі (акти, інформації, довідки тощо)

 

5 р.,

ст. 434

 

08-05

Документи та матеріали щодо виконання приписів, постанов і розпоряджень з охорони праці та пожежної безпеки

 

5 р.,

ст. 437

 

08-06

Документи з питань розслідування та ведення обліку нещасних випадків на виробництві  з працівниками навчального закладу 

 

45 р. 2,

ст. 453

2Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами –

75 р.,

08-07

Документи з питань розслідування та ведення обліку нещасних випадків невиробничого характеру з працівниками навчального закладу

 

45 р. 2,

ст. 453

2Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами –

75 р.,

08-08

Журнал реєстрації вступного інструктажу з охорони праці для  працівників  навчального закладу 

 

10 р., 1

ст. 481

-1після закінчення журналу

 

08-09

Журнал реєстрації інструктажів з охорони праці  на робочому місці   працівників  навчального закладу 

 

10 р. 1,

ст. 482

-       1після

закінчення журналу

 

08-10

Журнал реєстрації інструкцій з охорони праці працівників  навчального закладу 

 

10 р.,

ст. 479

 

08-11

Журнал обліку та видачі інструкцій з охорони праці працівникам навчального закладу 

 

10 р.,

ст. 480

 

08-12

Журнал  реєстрації інструктажів з пожежної безпеки працівникам  навчального закладу 

 

10 р. 1,

ст. 482

- 1після закінчення журналу

 

08-13

Журнал реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків у навчальному закладі

 

45 р. 1,

ст. 477

- 1після закінчення журналу

08-14

Журнал реєстрації нещасних випадків  невиробничого характеру працівників навчального закладу

 

45 р. 1,

ст. 477

- 1після закінчення журналу

 

08-15

Номенклатура справ з  охорони праці та пожежної безпеки (витяг)

 

 3 р. 2,

ст. 112-в

2Після  заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

09 – Зміцнення навчально-матеріальної бази

09-01

Технічний паспорт навчального закладу

 

5 р. 2,

ст. 1038

2Після ліквідації основних засобів

09-02

Акт на відведення та закріплення земельної ділянки за навчальним закладом

 

До ліквідації організації,

ст. 1043

 

09-03

Акти перевірок готовності навчального закладу до нового навчального року

 

5 р.

Наказ МОНУ від 23.06.2000

№ 240

09-04

Документи щодо проведення ремонтних робіт у навчальному закладі ( інформації, звіти, довідки, акти тощо)

 

5 р.,

ст. 298

 

09-05

Документи та матеріали з інформатизації навчального закладу (програма (модель), заходи, інформації, звіти тощо)

 

До заміни новими,

ст. 20-б

 

09-06

Журнали записів, відомості показників засобів вимірювання використання теплової енергії, електролічильників та  водолічильників

 

1 р.,

ст. 1905

 

09-07

Номенклатура справ щодо зміцнення навчально-матеріальної бази (витяг)

 

 3 р. 2,

ст. 112-в

2Після  заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу

організації

 

10 – Робота шкільної бібліотеки

10-01

Паспорт бібліотеки навчального закладу

 

3 р.,

ст. 556,

ст. 804

 

10-02

Річний план роботи бібліотеки навчального закладу

 

1 р.,

ст. 161

 

 

10-03

План роботи завідувача бібліотеки навчального закладу (на місяць, на тиждень)

 

1 р.,

ст. 161

 

10-04

Інвентарні книги обліку бібліотечного фонду  навчального закладу

 

До ліквідації бібліотеки,

ст. 806

 

10-05

Книги сумарного обліку бібліотечного фонду навчального закладу

 

До ліквідації бібліотеки,

ст. 806

 

10-06

Книга обліку накладних на отримання підручників

 

До ліквідації бібліотеки,

ст. 806

 

10-07

Щоденник роботи  бібліотеки навчального закладу

 

3 р.,

ст. 804

 

10-08

Картотека обліку підручників

 

До ліквідації бібліотеки,

ст. 817

 

10-09

Картотеки періодичних видань

 

До ліквідації бібліотеки,

ст. 807

 

10-10

Картотека обліку навчальних програм

 

До ліквідації бібліотеки,

ст. 817

 

10-11

Алфавітний каталог бібліотечного фонду

 

До ліквідації бібліотеки,

ст. 817

 

10-12

Систематичний каталог бібліотечного фонду

 

До ліквідації бібліотеки,

ст. 817

 

10-13

Каталоги (електронні бази даних) книг

 

До ліквідації бібліотеки,

ст. 817

 

10-14

Акти, протоколи перевірок роботи бібліотеки

 

1 р. 1,

ст. 802

1Після наступної перевірки,

10-15

Акти на списання літератури

 

10 р.,

ст. 812

 

10-16

Акти на списання періодичних видань

 

3 р.,

ст. 813

 

10-17

Формуляри читачів бібліотеки

 

Доки не мине потреба

 

10-18

Номенклатура справ роботи шкільної бібліотеки (витяг)

 

 3 р. 2,

ст. 112-в

2Після  заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

 

 

11 – Медичне обслуговування

11-01

Медичні картки учнів

 

5 р. 2,

ст. 721-б

2Після вибуття

 

11-02

Медичні книжки працівників навчального закладу

 

До запитання,

 ст. 508

 

11-03

Документи щодо проведення поглиблених медичних оглядів учнів навчального закладу

 

3 р.,

ст. 707

 

11-04

Матеріали щодо організації санітарно-просвітницької роботи в навчальному закладі

 

Доки не мине потреба

 

11-05

Журнал обліку надання невідкладної  медичної допомоги учням навчального закладу

 

5 р.,

ст. 743

 

11-06

Журнал обліку профілактичних щеплень

 

5 р.,

ст. 745

 

11-07

Журнал амбулаторного прийому

 

5 р.,

ст. 743

 

11-08

Журнал тубдіагностики учнів та контролю БЦЖ

 

3 р.,

ст. 745

 

11-09

Журнал обліку стерилізації (вати, баночок і пробірок)

 

5 р.,

ст. 743

 

11-10

Журнал обліку та використання імунобіологічних препаратів

 

5 р.,

ст. 743

 

11-11

Журнал профілактичного огляду учнів на педикульоз і коросту

 

3 р.,

ст. 745

 

11-12

Журнал лікування інвазованих дітей

 

3 р.,

ст. 745

 

11-13

Журнал обліку  інфекційних захворювань

 

5 р.,

ст. 745

 

11-14

Журнал обліку роботи щодо гігієнічного виховання учнів

 

1 р.,

ст. 723

 

11-15

Журнал санітарного стану приміщень

 

3 р.,

ст. 704,

ст. 707

 

11-16

Диспансерний журнал

 

5 р.,

ст. 721

 

11-17

Журнал обліку  учнів, направлених до лікарів-спеціалістів

 

5 р.,

ст. 719

 

11-18

Карантинний журнал

 

5 р.,

ст. 745

 

11-19

Журнал обліку флюорографії учнів

 

5 р.,

ст. 724

 

11-20

Журнал реєстрації довготривалих і постійних  протипоказань до щеплень

 

3 р.,

ст. 719

 

11-21

Журнал обліку дітей, батьки яких відмовляються від проведення  р.Манту та БЦЖ

 

5 р.,

ст. 745

 

11-22

Журнал медичного контролю за проведенням уроків фізичної культури

 

53р.,

ст. 707

 

11-23

Номенклатура справ  медичного обслуговування (витяг)

 

 3 р. 2,

ст. 112-в

2Після  заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

12 - Архів

12-01

Протоколи засідань експертної комісії навчального закладу

 

Пост.

 

ст.14а

 

12-02

Положення про архів навчального закладу (витяг)

 

До ліквідації закладу

ст. 20

 

12-03

Положення про експертну комісію навчального закладу

 

До ліквідації закладу

ст. 20

 

12-04

Справа фонду навчального закладу

 

До ліквідації закладу

ст. 130

 

12-05

Описи справ з особового складу навчального закладу

 

3 р. 1,

ст. 137-б

1після знищення справ

12-06

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання навчального закладу

 

3 р. 1,

ст. 137-б

1після знищення справ

 

12-07

Номенклатура справ   архіву навчального закладу (витяг)

 

 3 р. 2,

ст. 112-в

2Після  заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

 

                 

 

Відповідальний за діловодство                                     Мерецька  М.О.

 

 

« ___»___________2017 р.

 

 

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

Ізюмської  загальноосвітньої  школи І-ІІІ ступенів № 10 Ізюмської міської ради Харківської області

від ____________ №____

______________________

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК

архівного відділу виконавчого комітету Ізюмської міської ради

від ___________№ ______

______________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2017 році в школі

 

 

За строками зберігання

 

Усього

У тому числі:

таких, що переходять

з позначкою «ЕПК»

Постійного

 

 

 

Тривалого (понад 10 років)

 

 

 

Тимчасового
(до 10 років включно)

 

 

 

Разом

 

 

 

 

 

 

     Відповідальний  за діловодство                                         М.О.Мерецька

 

 

      «____»____________2017 рік