Ізюмська загальноосвітня

школа І-ІІІ ступенів № 10

Ізюмської міської ради

Харківської області

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор Ізюмської загальноосвітньої школи І-ІІІ ступенів № 10 Ізюмської міської ради Харківської області

___________ І.Г.Сухомлин

«____» ___________ 2017рік

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

____________№___________

на 2017 рік

Індекс справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

01. Організація системи управління закладом

01-01

Закони України, постанови, рішення Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України (копії)

Доки не мине потреба

ст.1-б

01-02

Урядові та галузеві документи про загальну середню освіту (укази, постанови, доручення, накази, інструкції, рішення колегії, вказівки Міністерства освіти і науки України тощо) (копії)

Доки не мине потреба

ст.1-б

01-03

Доручення нарад керівників при вищих управліннях освіти, доручення нарад директорів загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів, колегій при відділі (управлінні) освіти. Інформації щодо виконання доручень.

10 р. ¹

ст. 6-а

¹Надіслані до відома - доки не мине потреба

01-04

Державні, регіональні, міські, районні програми розвитку освітньої галузі (копії). Інформації щодо виконання програм.

Доки не мине потреба

01-05

Установчі документи навчального закладу та зміни до них:

1) Статут навчального закладу;

2) довідка з єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ);

3) свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи;

До ліквідації організації¹, ст.30

До ліквідації організації, ст.31

¹Надіслані до відома – 1р. після заміни новими

01-06

Програми, концепції розвитку, перспективне прогнозування розвитку матеріально-технічної бази, кадрового забезпечення та навчально-виховного процесу навчального закладу

До ліквіда-ції органі-зації, ст.149

01-07

Книга наказів з основної діяльності

До ліквіда-ції органі-зації¹, ст.16-а

¹Надіслані до відома - доки не мине потреба

01-08

Положення про платні послуги у навчальному закладі

До ліквіда-ції органі-зації, ст.20-а

01-09

Правила внутрішнього трудового розпорядку навчального закладу

1 р¹.

ст. 397

¹Після заміни новими

01-10

Колективний договір між адміністрацією та трудовим колективом Ізюмської загальноосвітньої школи І-ІІІ ступенів № 10 Ізюмської міської ради Харківської області

До ліквіда-ції органі-зації, ст.395-а

01-11

Річний план роботи навчального закладу на навчальний рік

5 р.,

ст.157-а

01-12

Документи (акти, довідки, приписи, пропозиції, протоколи тощо) та матеріали державної атестації навчального закладу

До ліквіда-ції органі-зації, ст.48

01-13

Акти (довідки, приписи, пропозиції, протоколи експертизи тощо) перевірок та інспектування навчального закладу вищими організаціями, установами та службами

10 р.,

ст.76-а

01-14

Документи (заяви, доручення) та матеріали щодо виконання Закону України «Про захист персональних даних»

5 р.,

ст.83-а

01-15

Документи (акти, накази, дозволи) та матеріали щодо проведення огляду-конкурсу готовності навчального закладу до нового навчального року

5 р.,

ст.77

01-16

Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності школи

5 р.,

ст.77

01-17

Документи (протоколи, інформація) та матеріали щодо звітування керівника навчального закладу перед трудовим колективом

5 р.,

ст.638

01-18

Акт прийому-передачі справ, складений при зміні директора навчального закладу (з усіма додатками)

До ліквіда-ції органі-зації, ст.45-а

01-19

Книга протоколів нарад педагогічних працівників при директорові навчального закладу

5 р.,

ст. 13

01-20

Книга протоколів засідання педагогічної ради навчального закладу

10 р.,

ст. 14-а

01-21

Книга протоколів ради навчального закладу

10 р.,

ст. 14-а

01-22

Книга протоколів загальних зборів колективу загальноосвітнього навчального закладу

До ліквіда-ції органі-зації, ст.12-а

01-23

Книга протоколів загальношкільних батьківських зборів навчального закладу

До ліквіда-ції органі-зації, ст.12-а

01-24

Книга протоколів засідань експертної комісії навчального закладу

10 р.,

ст. 14-а

01-25

Журнал реєстрації вхідної та вихідної документації

3 р.,

ст. 122

01-26

Контрольно - візитаційна книга навчального закладу

3 р. ¹

¹Після закінчення книги.

Строк зберігання встановлений на засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (протокол від 23.02.2012

 № 2)

01-27

Книга реєстрації наказів директора школи з основної діяльності

До ліквіда-ції органі-зації, ст.121-а

01-28

Книга реєстрації протоколів засідання педагогічної ради навчального закладу

До ліквіда-ції органі-зації, ст.121-а

01-29

Книга реєстрації протоколів ради навчального закладу

До ліквіда-ції органі-зації, ст.121-а

01-30

Книга реєстрації протоколів  загальних зборів колективу загальноосвітнього навчального закладу

До ліквіда-ції органі-зації, ст.121-а

01-31

Книга реєстрації  протоколів  проведення загальношкільних батьківських зборів навчального закладу

До ліквіда-ції органі-зації, ст.121-а

01-32

Книга записів наслідків внутрішнього контролю директора школи

5 р.

Наказ МОНМСУ від 10.05.2011

№ 423

01-33

Книга записів наслідків внутрішнього контролю заступників директора з навчально-виховної  роботи

5 р.

Наказ МОНМСУ від 10.05.2011

№ 423

01-34

Журнал обліку особистого прийому громадян директором навчального закладу

3 р.,

ст. 125

01-35

Зведена номенклатура справ навчального закладу

5 р. ¹,

 ст. 112-а

¹Після заміни новими та за умови

складання зведених описів справ

02. Організація системи шкільної освіти

02.1 – Документи щодо забезпечення гарантованого права на освіту

02.1-01

Накази з обліку руху учнів навчального закладу

75 р.

ст. 16-а

02.1-02

Робочий навчальний план на навчальний рік

До заміни новими,

ст. 552-б

¹За місцем складання, в інших

організаціях – доки не мине потреба

02.1-03

Статистична звітність та аналітичні матеріали (річний звіт з усіх основних видів діяльності школи)

До ліквідації організації, ст.302-б

02.1-04

Мережа, перспективна мережа навчального закладу

Доки не мине потреба

ст. 33-б

02.1-05

Особові справи учнів

5 р. ¹

¹Після закінчення або вибуття

Наказ МОНМСУ від 10.05.2011

№ 423

02.1-06

Списки первинного обліку дітей, які підлягають навчанню

10 р.²,

ст. 525-є

²За відсутності наказів про зарахування,

відрахування, випуск, а також особових справ – 75 р.

02.1-07

Документи (копії наказів, інформації, довідки, звіти тощо) та матеріали щодо виконання ст.ст.14,35, Закону України «Про освіту», ст. ст.6,18 Закону України «Про загальну середню освіту», Інструкції з обліку дітей і підлітків шкільного віку

5 р.,

ст. 298

02.1-08

Документи (замовлення, звіти, акти, інформації тощо) та матеріали щодо замовлення на виготовлення документів про освіту

1 р.,

ст. 308

02.1-09

Документи (замовлення, звіти, акти, інформації , заявки на передрук тощо) та матеріали щодо виготовлення дублікатів документів про освіту

5 р.,

ст. 132

02.1-10

Документи (плани, графіки, звіти, довідки, інформації тощо) та матеріали щодо організації роботи з питань початку та закінчення навчального року, проведення державної підсумкової атестації та випуску учнів

5 р.,

ст. 298,

ст. 575

02.1-11

Документи (звіти, довідки, інформації тощо) про продовження навчання та працевлаштування випускників навчального закладу

3 р.,

ст. 603

02.1-12

Відомості та документи (довідки, пояснення) про причини пропуску занять учнями навчального закладу

1 р.,

ст. 591,

ст. 592

02.1-13

Протоколи та матеріали державної підсумкової атестації учнів випускних класів навчального закладу

3 р.

Наказ МОНУ від 18.02.2008 № 94

(у редакції наказу МОНУ від 21.12.2009

№ 1151)

02.1-14

Алфавітна книга запису учнів

50 р.

Наказ МОНМСУ від 10.05.2011

№ 423

02.1-15

Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту

75 р.,

ст. 531-а

02.1-16

Книга обліку і видачі атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, срібних і золотих медалей

75 р.,

ст. 531-а

02.1-17

Книга обліку і видачі Похвальних листів і Похвальних грамот

10 р. ¹

¹Після закінчення книги

Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК

Державного архіву Харківської області

(протокол від 23.02.2012

№ 2)

02.1-18

Книга реєстрації наказів з обліку руху учнів навчального закладу

75 р.,

ст. 121-а

02.1-19

Класні журнали 1-4-х, 5-8-х, 10-х класів

5 р.,

ст. 590

02.1-21

Журнал обліку занять з учнями, які навчаються за індивідуальною формою

5 р.,

ст. 590

02.1-22

Журнал обліку занять з учнями, які навчаються за екстернатною формою

10 р.

Наказ МОНМСУ від 10.05.2011

№ 423

02.1-23

Журнал обліку пропущених і заміщених уроків педагогічними працівниками

5 р.,

ст. 630

02.1-24

Журнал обліку факультативних, індивідуальних та групових занять з учнями навчального закладу

5 р.,

ст. 630

02.1-25

Журнал обліку роботи гуртків, спортивних секцій

5 р.,

ст. 630

02.1-26

Журнал реєстрації видачі довідок на учнів

3 р.,

ст. 122

02.1-27

Розклад уроків для учнів 1-4-х та 5-11-х класів навчального закладу

1 р.,

ст. 586

02.1-28

Розклад факультативних занять, індивідуальних та групових занять з учнями навчального закладу

1 р.,

ст. 586

02.1-29

Графіки роботи гуртків, спортивних секцій

1 р.,

ст. 586

02.1-30

Графік проведення позакласних заходів

1 р.,

ст. 586

02.1-31

Номенклатура справ щодо забезпечення гарантованого права на освіту (витяг)

3 р. ²,

ст. 112-в

²Після заміни новими та за умови 

передавання справ до архівного

підрозділу організації

02.2 – Навчально-виховна робота

02.2-01

Документи (копії наказів, інформації, довідки, звіти тощо) та матеріали з питань організації навчально-виховного процесу в загальноосвітньому навчальному закладі

До заміни новими,

ст.  20-б

02.2-02

Документи (копії наказів, інформації, довідки, звіти, заяви тощо) та матеріали щодо організації навчання учнів за індивідуальною формою

5 р.,

ст. 544

02.2-03

Документи (копії наказів, інформації, довідки, звіти, заяви, графіки тощо) та матеріали щодо організації екстернатного навчання

5 р.,

ст. 544

02.2-04

Документи (копії наказів, інформації, довідки, звіти, заяви тощо) та матеріали щодо підготовки випускників навчального закладу до участі в зовнішньому незалежному оцінюванні

До заміни новими,

ст. 579-б

02.2-05

Документи (протоколи, звіти, інформації тощо) та матеріали щодо виконання мовного законодавства, державних, регіональних , міських програм щодо розвитку і функціонування державної мови

Доки не мине потреба

ст. 75-б

02.2-06

Документи (накази, графіки, плани) та матеріали щодо проведення навчальних екскурсій та навчальної практики

1 р.

ст.587

02.2-07

Документи (накази, списки, графіки, протоколи, розклади) та матеріали щодо організації оздоровлення та відпочинку дітей і підлітків

3 р.,

ст. 794

02.2-08

Документація (статут, накази, списки, графіки, протоколи, розклади) дитячого закладу оздоровлення та відпочинку

До заміни новими,

ст. 20-б

02.2-09

Документи та матеріали різних видів внутрішкільного контролю (стану викладання, виконання навчальних планів та програм із навчальних предметів робочого навчального плану)

5 р.¹

Строк зберігання встановлено

на засіданні ЕПК Державного архіву

Харківської області

(протокол від 23.02.2012

 № 2)

02.2-10

Документи (протоколи, звіти, інформації) щодо проведення моніторингових досліджень якості освіти та результатів навчальних досягнень учнів

5 р.,

ст. 577-б

02.2-11

Навчальні програми та навчальні плани з навчальних предметів

1 р. ¹,

ст. 553-б

¹Після заміни новими

02.2-12

Звіти навчальної частини щодо організації початку та закінчення навчального ро ку

5 р.,

ст. 559

02.2-13

Листування з організаціями з основних питань діяльності

5 р.

ст.23

02.2-14

Номенклатура справ із навчально-виховної роботи (витяг)

3 р. ²,

ст. 112-в

²Після заміни новими та

за умови передавання справ

до архівного підрозділу організації

02.3 – Виховна робота

02.3-01

Документи (копії наказів, інформації, довідки, звіти, графіки  тощо)  та матеріали щодо забезпечення виховного процесу в навчальному закладі

Доки не мине потреба

02.3-02

Спільні заходи (плани) навчального закладу з міськими службами

5 р.,

ст. 157-б

02.3-03

Річні плани виховної роботи класних керівників

1 р.,

 ст. 161

02.3-04

Документи (плани, заходи, довідки, акти, інформації тощо) та матеріали з правової освіти та виховання учнів навчального закладу

5 р., ст. 298

02.3-05

Документи (списки, плани, заходи, довідки, акти, рішення, інформації тощо) та матеріали щодо виконання Комплексної програми профілактики злочинності та правопорушень серед учнів навчального закладу

5 р.,

ст. 298

02.3-06

Банк даних (списки) з внутрішкільного обліку. Матеріали щодо роботи з сім’ями, які опинилися в складних життєвих умовах

10 р.²,

ст. 525-є

²За відсутності наказів про

зарахування, випуск, а

також особових справ – 75 р.

02.3-07

Документи (списки, плани, заходи, довідки, рішення, інформації тощо) та матеріали щодо роботи з профілактики наркоманії, токсикоманії, ВІЛ/СНІДу

5 р.,

ст. 538-б,

ст. 542-б

02.3-08

Документи (копії наказів, розклади, графіки, списки,довідки) та матеріали щодо охоплення гуртковою роботою учнів навчального закладу

3 р.,

ст. 305

02.3-09

Матеріали щодо організації роботи дитячої юнацької громадської організації

3 р.,

ст. 604

02.3-10

Матеріали (плани, протоколи, звіти тощо) щодо організації роботи методичного об’єднання класних керівників навчального закладу

5 р.,

ст. 561,

ст. 562

02.3-11

Протоколи батьківських зборів учнів 1-11-х класів

Доки не мине потреба,

ст. 15

02.3-12

Документи (довідки, звіти, плани, інформація тощо) учнів  навчального закладу, поставлених на облік у відділі кримінальної міліції у справах дітей

02.3-13

Номенклатура справ з виховної роботи (витяг)

3 р².,

ст. 112-в

²Після  заміни новими та за умови

передавання справ до архівного

підрозділу організації

02.4 – Охорона та соціальний захист дитинства

02.4-01

Нормативно-правові документи з питань охорони та соціального захисту дитинства (копії наказів, протоколів, інформації, списки, тощо)

Доки не мине потреба

02.4-02

Статистичні звіти, інформації з питань соціального захисту дітей пільгових категорій

5 р., ст. 303

02.4-03

Списки дітей пільгових категорій

До заміни новими

Строк зберігання встановлено

на засіданні ЕПК Державного архіву

Харківської області

(протокол від 06.03.2011 № 2)

02.4-04

Документи (довідки, звіти, інформація, акти соціальних інспектувань тощо) та матеріали щодо роботи з дітьми, які потребують соціального захисту

5 р.

ст.44-б,

 ст. 303

02.4-05

Документи (заяви, акти, довідки, виплатні відомості) та матеріали щодо надання матеріальної допомоги дітям пільгового контингенту з фонду загального обов’язкового навчання

5 р. ¹,

ст. 676,

ст. 677

¹Після зняття одержувача з обліку

02.4-06

Документи (соціальні паспорти, банк даних, акти соціальних інспектувань) дітей пільгового контингенту, які навчаються у навчальному закладі

До заміни новими

Строк зберігання встановлено

на засіданні ЕПК Державного

архіву Харківської області

(протокол від 22.06.2011№ 5)

02.4-07

Документи (звіти, довідки, інформації) та матеріали щодо організації харчування учнів у навчальному закладі

5 р.,

Строк зберігання встановлено

на засіданні ЕПК Державного архіву

Харківської області

(протокол від 06.03.2011№ 2)

02.4-08

Документи (копії наказів, листи, програми, інформації, звіти тощо) щодо медичного обслуговування та охорони здоров’я учасників навально-виховного процесу

5 р.,

ст. 44-б,

ст. 303

02.4-09

Листування з органами і службами, причетними до захисту прав дітей з загальних питань (копії)

Доки не мне потреба

02.4-10

Номенклатура справ з охорони та соціального захисту дитинства (витяг)

 3 р².,

ст. 112-в

²Після  заміни новими та

за умови передавання справ

до архівного підрозділу організації

02.5 – Робота щодо запобігання всім видам дитячого травматизму

02.5-01

Нормативно-правові документи  (копії наказів, протоколів, заходи, звіти) з  безпеки життєдіяльності та запобігання  всім видам дитячого травматизму

Доки не мине  потреба

02.5-02

Інструкції з безпеки життєдіяльності учнів  навчального закладу

До заміни новими, ст.20-б

02.5-03

Документи  (копії наказів, довідки, інформації тощо) та матеріали щодо профілактики всіх видів дитячого травматизму

5 р.,

ст. 44-б,

ст. 303

02.5-04

Документи (повідомлення, акти, пояснення, звіти) та матеріали, акти розслідування нещасних випадків з учнями навчального закладу

45 р. ²,

ст. 453

¹Пов’язані із значними матеріальними

збитками та людськими жертвами – 75р.

02.5-05

Журнал реєстрації нещасних випадків, що сталися з учнями навчального закладу

45 р. ¹,

ст. 477

¹Після  закінчення журналу

02.5-06

Журнали інструктажів (первинного, позапланового, цільового) з учнями навчального закладу з безпеки життєдіяльності (по класах, в ГПД, в кабінетах)

10 р. ¹,

ст. 482

¹Після  закінчення журналу

02.5-07

Номенклатура справ з із запобігання всім видам дитячого травматизму (витяг)

3 р. ²,

ст. 112-в

²Після  заміни новими та

за умови передавання справ

до архівного підрозділу організації

02.6 – Фізичне виховання, допризовна підготовка юнаків,

військово-патріотичне виховання

02.6-01

Законодавчі та нормативно-правові документи  (копії  наказів, протоколів, заходи, звіти) з питань фізичного виховання та спорту

Доки не мине потреба

02.6-02

Законодавчі та нормативно-правові документи  (копії наказів, протоколів, заходи, звіти) з питань  допризовної підготовки та військово-патріотичного виховання

Доки не мине потреба

02.6-03

Документи (довідки, звіти, інформації, протоколи) та матеріали про стан фізичного виховання та спортивно-масової роботи

5 р.,

ст. 298

02.6-04

Документи (протоколи, таблиці, звіти) та матеріали щодо організації та проведення спортивних змагань різного рівня

3 р.,

ст. 797

02.6-05

Документи (довідки, звіти, доповідні записки) та матеріали щодо організації військово-патріотичного виховання

5 р.

ст..44

02.6-06

Номенклатура справ з фізичного виховання та військово-патріотичного виховання (витяг)

 3 р. ²,

ст. 112-в

²Після заміни новими та за умови

передавання справ до архівного

підрозділу організації

02.7 – Позакласна та позашкільна робота

02.7-01

Нормативно-правові та інструктивно-методичні документи  (копії наказів, протоколів, заходи, звіти) з питань позакласної та  позашкільної освіти

Доки не мине потреба

02.7-02

Документи (заявки, умови проведення, довідки, програми, звіти тощо) про проведення конкурсів, фестивалів, виставок, учнівських олімпіад

5 р., ст. 64-б

02.7-03

Матеріали щодо організації та проведення заходів під час шкільних учнівських канікул (плани, інформації, заходи, звіти)

5 р., ст. 796

02.7-04

Матеріали щодо організації та проведення конкурсу «Учень року»

5 р.

ст.64-б

02.7-05

Графіки проведення загальношкільних і позакласних заходів

1 р., ст. 586

02.7-06

Номенклатура справ позакласної та позашкільної роботи (витяг)

 3 р. ²,

ст. 112-в

²Після  заміни новими та за умови

передавання справ до архівного

підрозділу організації

03 – Організація цивільного захисту

03-01

Нормативно-правові  документи  (копії  наказів, протоколів, заходи, звіти) про організацію та здійснення заходів  цивільного захисту в навчальному закладі

До заміни новими

03-02

Документи щодо організації та здійснення заходів цивільного захисту в начальному закладі (копії наказів, розпоряджень, плани дій, схеми тощо)

Доки не мине потреба

03-03

Матеріали щодо організації та здійснення заходів цивільного захисту в начальному закладі (довідки, акти, звіти, інформації тощо)

5 р.,

ст. 1192

03-04

Номенклатура справ з організації цивільного захисту (витяг)

 3 р. ²,

ст. 112-в

²Після  заміни новими та за умови

передавання справ до архівного

підрозділу організації

04 – Методична робота

04-01

Нормативно-правові документи  (копії  наказів, протоколів, заходи, звіти) щодо організації методичної роботи

Доки не мине потреба

04-02

Документи щодо організації методичної роботи в навчальному закладі (заходи, звіти, інформації тощо)

5 р., ст. 303

04-03

Протоколи засідання методичної ради  навчального закладу

10 р.,

ст. 14-а

04-04

Документи (копії наказів, протоколів, заходи, звіти) та матеріали роботи методичної ради навчального закладу

Доки не мине потреба

04-05

Документи (звіти, інформації, протоколи, доповідні записки тощо) та матеріали щодо підготовки та проведення педагогічних читань, науково-методичних і науково-практичних конференцій, семінарів

10 р.

ст.795

04-06

Документи (плани, протоколи, довідки, інформації тощо) щодо роботи шкільного методичного об’єднання вчителів початкових класів

5 р.,

ст. 160,

 ст. 561,

ст. 562

ст..44

04-07

Документи  (плани, протоколи, довідки, інформації тощо) щодо роботи шкільного методичного об’єднання вчителів предметів суспільно-гуманітарного циклу

5 р.,

ст. 160,

 ст. 561,

ст. 562

ст..44

04-08

Документи  (плани, протоколи, довідки, інформації тощо) щодо роботи шкільного методичного об’єднання вчителів предметів математики та  інформатики

5 р.,

ст. 160,

 ст. 561,

ст. 562

ст..44

04-09

Документи  (плани, протоколи, довідки, інформації тощо) щодо роботи шкільного методичного об’єднання вчителів предметів природничого  циклу

5 р.,

ст. 160,

 ст. 561,

ст. 562

ст..44

04-10

Документи  (плани, протоколи, довідки, інформації тощо) щодо роботи шкільного методичного об’єднання вчителів  фізичної культури

5 р.,

ст. 160,

 ст. 561,

ст. 562

ст..44

04-11

Матеріали (плани, протоколи, довідки, інформації, сценарії тощо) щодо організації та проведення конкурсу «Учитель року»

5 р.,

ст. 64-б

04-12

Документи (програми, звіти, накази, інформації, доповіді, довідки тощо) та матеріали щодо роботи з обдарованими дітьми

5 р.,

ст. 44-б

 ст. 298

04-13

Банк даних ефективного педагогічного досвіду

До заміни новими

Строк зберігання встановлено

на засідання ЕПК Держархіву

Харківської області

(протокол від 22.06.2011№ 5)

04-14

Програмно-методичного забезпечення спецкурсів, курсів за вибором, факультативів

До заміни новими,

ст. 20-б

04-15

Книга реєстрації протоколів засідань методичної ради  навчального закладу

10 р.,

ст. 14-а

04-16

Номенклатура справ методичної роботи (витяг)

 3 р., ²

ст. 112-в

²Після  заміни новими та за

умови передавання справ

до архівного підрозділу організації

05 – Психологічна служба

05-01

Нормативно-правові документи (копії  наказів, протоколів, заходи, звіти) щодо  діяльності працівників психологічної служби  системи освіти

Доки не мине потреба

05-02

Плани роботи працівників психологічної служби навчального закладу

1 р.,

ст. 161

05-03

Обліково-статистичні документи (статистичні звіти, аналітичні звіти)

5 р., 

ст. 303

05-04

Матеріали щодо роботи з педагогічними працівниками навчального закладу

5 р., 

ст. 489

05-05

Матеріали щодо роботи з учнями навчального закладу (на кожний клас)

До заміни новими,

ст. 20-б

05-06

Довідково-інформаційні матеріали. Матеріали семінарів працівників психологічної служби

5 р., 

ст. 562

05-07

Матеріали щодо психологічного супроводу учнів пільгових категорій

5 р.,

 ст. 298

05-08

Матеріали щодо роботи з батьками учнів навчального закладу

До заміни новими,

ст. 20-б

05-09

Матеріали соціального захисту учнів навчального закладу (акти  обстеження матеріально-побутових умов проживання дітей пільгового контингенту, облікові картки, соціальні паспорти)

До заміни новими

Строк зберігання встановлено

на засіданні ЕПК Державного архіву

Харківської області

(протокол від 23.02.2012 № 2)

05-10

Протоколи індивідуальних консультацій практичного психолога

10 р.,

ст. 14-а

05-11

Журнал щоденного обліку робочого часу працівників психологічної служби (практичного психолога, соціального педагога)

5 р. ¹,

ст. 630

¹Відомості обліку годин - 1 р.

05-12

Журнал психологічного аналізу уроків учителів навчального закладу

3 р.,

ст. 122

05-13

Журнал реєстрації звернень (консультацій) учнів, батьків, учителів

1 р.,

ст. 634

05-14

Номенклатура справ психологічної служби (витяг)

 3 р. ²,

ст. 112-в

²Після  заміни новими та за

умови передавання справ

до архівного підрозділу організації

06 – Робота з кадрами та громадянами

06-01

Накази начальника управління освіти  Ізюмської міської ради Харківської області з особового складу(копії)

Доки не мине потреба

06-02

Книга наказів з кадрових питань про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення, підвищення рангу, категорії (розряду); про  зміну біографічних даних; заохочення (нагородження), про відпустки  для  догляду за дитиною та відпустки  без збереження заробітної плати

75 р.²,

ст. 16-б

²Про короткостро-кові відрядження

в межах України та за кордон;

стягнення; надання щорічних

оплачуваних відпусток та відпусток

у зв’язку з навчанням – 5р.

06-03

Книга наказів з кадрових питань про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням

5 р.,

ст. 16-б

06-04

Книга наказів про короткострокові відрядження працівників в межах України та за кордон

5 р.,

ст. 16-б

06-05

Протоколи засідання атестаційної комісії навчального закладу

5 р.¹,

ст. 636

¹В організаціях зі шкідливими

умовами праці – 5р.

06-06

Посадові та робочі інструкції працівників  навчального закладу

5 р. ¹,

ст. 43

¹Після заміни  новими

06-07

Річні статистичні звіти (форма № 83-РВК) з особового складу

До ліквідації організації, ст. 302-б

06-08

Документи до наказів з кадрових питань (заяви, подання, довідки тощо), що не ввійшли до складу особових справ

3 р.,

ст. 491

06-09

Документи та матеріали щодо роботи з кадровим резервом (заяви, індивідуальні плани, звіти, біографічні довідки тощо)

5 р.,

 ст. 525-е

06-10

Документи та матеріали щодо підвищення кваліфікації педагогічних кадрів (копії наказів, плани-графіки, листування тощо)

5 р.,

ст. 618

06-11

Атестаційні матеріали педагогічних працівників навчального закладу

75 р. ^1,2,

ст. 637

¹Зберігаються в особових справах.

²Ті, що не увійшли до особових справ – 5 р.,

06-12

Матеріали роботи атестаційної комісії навчального закладу (плани, графіки, інформації тощо)

5 р.,

ст. 638

06-13

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії та витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників навчального закладу

75 р².,

ст. 493-в

²Після звільнення

06-14

Особові картки працівників навчального закладу

75 р¹.,

ст. 499

¹Після звільнення

06-15

Трудові книжки працівників навчального закладу

 До запитання, не затребувані не менше

50 років,

 ст. 508

06-16

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян і документи щодо їх розгляду

5 р. ¹,

ст. 82-б

²У разі  неодноразового звернення –

5 років після останнього розгляду,

06-17

Листування з Ізюмським центром зайнятості населення

3 р. ¹,

ст. 522

06-18

Книга реєстрації наказів з кадрових питань  про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення, підвищення рангу, категорії (розряду); про  зміну біографічних даних; заохочення (нагородження), про відпустки  для  догляду за дитиною та відпустки  без збереження заробітної плати

75 р.,

ст. 121-б

¹Форми в яких реєструють

короткострокові відрядження в межах

України та за кордон; стягнення;

надання щорічних оплачуваних відпусток

та відпусток у зв’язку з навчанням – 5р.

06-19

Книга реєстрації наказів з кадрових питань про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням

5 р.¹,

ст. 121-б

06-20

Книга реєстрації наказів про короткострокові відрядження працівників в межах України та за кордон

5 р.¹,

ст. 121-б

06-21

Книга реєстрації протоколів засідання атестаційної комісії навчального закладу

5 р.,

ст. 121-в

06-22

Книга обліку трудових книжок і вкладишів до них працівників навчального закладу

50 р.,

ст. 530-а

06-23

Книга обліку особових справ працівників навчального закладу

75 р.,

ст. 528

06-24

Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян

5 р.,

ст. 124

06-25

Журнал обліку робочого часу працівників навчального закладу

5 р.,

ст. 630

06-26

Номенклатура справ  роботи з кадрами та громадянами (витяг)

 3 р. ²,

ст. 112-в

²Після  заміни новими та за умови

передавання справ до архівного

підрозділу організації

07 – Фінансово-господарчі документи

07-01

Штатний розпис навчального закладу

3 р.,

 ст. 37-б

07-02

Документи (тарифікаційні списки, склад

тарифікаційної комісії, накази тощо) щодо тарифікації працівників навчального закладу

25 р.,

 ст. 415

07-03

Протоколи засідань тарифікаційної комісії навчального закладу

10 р.,

ст. 14-а

07-04

Документи щодо надання платних послуг

5 р.,

 ст. 421

07-05

Документи та матеріали щодо проведення  інвентаризації матеріальних цінностей (відомості на видачу витратних матеріалів, відомості оперативного обліку малоцінних матеріалів, дефектні акти тощо)

3 р. ¹,

ст. 345

¹За умови завершення перевірки державними податковими органами з пи­тань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюд­жетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюд­жетів усіх рів­нів та держав­них фондів або викорис­товували дер­жавне чи ко­мунальне май­но,ревізії, про­веденої орга­нами держав­ної контрольно-ревізійної слу­жби за сукуп­ними показни­ками фінан­сово господар­ської діяльно­сті. У разі ви­никнення спорів (супе­речок), пору­шення кримі­нальних справ, від­криття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення

²Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, – 5 р.

07-06

Акти списання матеріальних цінностей

3 р. ¹,

ст. 345

07-07

Документи та матеріали щодо прийому-передачі матеріальних цінностей (подання, акти, відомості, інформації тощо)

3 р. ¹,

ст. 1006

¹Див. примітку один до справи з індексом 07-05

07-08

Табелі обліку використання робочого часу

1 р.,

ст. 408

07-09

Книга обліку господарського майна та товарно-матеріальних цінностей

3 р. ¹,

 ст. 351

¹Див. примітку один до справи з індексом 07-05

07-10

Книга реєстрації протоколів засідань тарифікаційної комісії навчального закладу

10 р.,

ст. 14-а

07-11

Книга реєстрації актів списання матеріальних цінностей

3 р.,

ст. 122

07-12

Інвентарні списки основних засобів

3 р. ¹,

ст. 345

¹Див. примітку один до справи з індексом 07-05

07-13

Номенклатура справ фінансово-господарчих  документів (витяг)

 3 р. ²,

ст. 112-в

²Після  заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

08 – Охорона праці, пожежна безпека

08-01

Нормативно-правові документи з питань охорони праці та пожежної безпеки (копії)

Доки не мине потреба

08-02

Інструкції з охорони праці для працівників навчального закладу

До заміни новими,

 ст. 20-б

08-03

Документи та матеріали щодо дотримання вимог законодавства з охорони праці та пожежної безпеки (положення, інформації, довідки, звіти, акти тощо)

5 р.,

ст. 437

08-04

Документи та матеріали щодо дотримання санітарно-гігієнічного режиму в навчальному закладі (акти, інформації, довідки тощо)

5 р.,

ст. 434

08-05

Документи та матеріали щодо виконання приписів, постанов і розпоряджень з охорони праці та пожежної безпеки

5 р.,

ст. 437

08-06

Документи з питань розслідування та ведення обліку нещасних випадків на виробництві  з працівниками навчального закладу 

45 р. ²,

ст. 453

²Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами –

75 р.,

08-07

Документи з питань розслідування та ведення обліку нещасних випадків невиробничого характеру з працівниками навчального закладу

45 р. ²,

ст. 453

²Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами –

75 р.,

08-08

Журнал реєстрації вступного інструктажу з охорони праці для  працівників  навчального закладу 

10 р., ¹

ст. 481

-¹після закінчення журналу

08-09

Журнал реєстрації інструктажів з охорони праці  на робочому місці   працівників  навчального закладу 

10 р. ¹,

ст. 482

-       ¹після

закінчення журналу

08-10

Журнал реєстрації інструкцій з охорони праці працівників  навчального закладу 

10 р.,

ст. 479

08-11

Журнал обліку та видачі інструкцій з охорони праці працівникам навчального закладу 

10 р.,

ст. 480

08-12

Журнал  реєстрації інструктажів з пожежної безпеки працівникам  навчального закладу 

10 р. ¹,

ст. 482

- ¹після закінчення журналу

08-13

Журнал реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків у навчальному закладі

45 р. ¹,

ст. 477

- ¹після закінчення журналу

08-14

Журнал реєстрації нещасних випадків  невиробничого характеру працівників навчального закладу

45 р. ¹,

ст. 477

- ¹після закінчення журналу

08-15

Номенклатура справ з  охорони праці та пожежної безпеки (витяг)

 3 р. ²,

ст. 112-в

²Після  заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

09 – Зміцнення навчально-матеріальної бази

09-01

Технічний паспорт навчального закладу

5 р. ²,

ст. 1038

²Після ліквідації основних засобів

09-02

Акт на відведення та закріплення земельної ділянки за навчальним закладом

До ліквідації організації,

ст. 1043

09-03

Акти перевірок готовності навчального закладу до нового навчального року

5 р.

Наказ МОНУ від 23.06.2000

№ 240

09-04

Документи щодо проведення ремонтних робіт у навчальному закладі ( інформації, звіти, довідки, акти тощо)

5 р.,

ст. 298

09-05

Документи та матеріали з інформатизації навчального закладу (програма (модель), заходи, інформації, звіти тощо)

До заміни новими,

ст. 20-б

09-06

Журнали записів, відомості показників засобів вимірювання використання теплової енергії, електролічильників та  водолічильників

1 р.,

ст. 1905

09-07

Номенклатура справ щодо зміцнення навчально-матеріальної бази (витяг)

 3 р. ²,

ст. 112-в

²Після  заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу

організації

10 – Робота шкільної бібліотеки

10-01

Паспорт бібліотеки навчального закладу

3 р.,

ст. 556,

ст. 804

10-02

Річний план роботи бібліотеки навчального закладу

1 р.,

ст. 161

10-03

План роботи завідувача бібліотеки навчального закладу (на місяць, на тиждень)

1 р.,

ст. 161

10-04

Інвентарні книги обліку бібліотечного фонду  навчального закладу

До ліквідації бібліотеки,

ст. 806

10-05

Книги сумарного обліку бібліотечного фонду навчального закладу

До ліквідації бібліотеки,

ст. 806

10-06

Книга обліку накладних на отримання підручників

До ліквідації бібліотеки,

ст. 806

10-07

Щоденник роботи  бібліотеки навчального закладу

3 р.,

ст. 804

10-08

Картотека обліку підручників

До ліквідації бібліотеки,

ст. 817

10-09

Картотеки періодичних видань

До ліквідації бібліотеки,

ст. 807

10-10

Картотека обліку навчальних програм

До ліквідації бібліотеки,

ст. 817

10-11

Алфавітний каталог бібліотечного фонду

До ліквідації бібліотеки,

ст. 817

10-12

Систематичний каталог бібліотечного фонду

До ліквідації бібліотеки,

ст. 817

10-13

Каталоги (електронні бази даних) книг

До ліквідації бібліотеки,

ст. 817

10-14

Акти, протоколи перевірок роботи бібліотеки

1 р. ¹,

ст. 802

¹Після наступної перевірки,

10-15

Акти на списання літератури

10 р.,

ст. 812

10-16

Акти на списання періодичних видань

3 р.,

ст. 813

10-17

Формуляри читачів бібліотеки

Доки не мине потреба

10-18

Номенклатура справ роботи шкільної бібліотеки (витяг)

 3 р. ²,

ст. 112-в

²Після  заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

11 – Медичне обслуговування

11-01

Медичні картки учнів

5 р. ²,

ст. 721-б

²Після вибуття

11-02

Медичні книжки працівників навчального закладу

До запитання,

 ст. 508

11-03

Документи щодо проведення поглиблених медичних оглядів учнів навчального закладу

3 р.,

ст. 707

11-04

Матеріали щодо організації санітарно-просвітницької роботи в навчальному закладі

Доки не мине потреба

11-05

Журнал обліку надання невідкладної  медичної допомоги учням навчального закладу

5 р.,

ст. 743

11-06

Журнал обліку профілактичних щеплень

5 р.,

ст. 745

11-07

Журнал амбулаторного прийому

5 р.,

ст. 743

11-08

Журнал тубдіагностики учнів та контролю БЦЖ

3 р.,

ст. 745

11-09

Журнал обліку стерилізації (вати, баночок і пробірок)

5 р.,

ст. 743

11-10

Журнал обліку та використання імунобіологічних препаратів

5 р.,

ст. 743

11-11

Журнал профілактичного огляду учнів на педикульоз і коросту

3 р.,

ст. 745

11-12

Журнал лікування інвазованих дітей

3 р.,

ст. 745

11-13

Журнал обліку  інфекційних захворювань

5 р.,

ст. 745

11-14

Журнал обліку роботи щодо гігієнічного виховання учнів

1 р.,

ст. 723

11-15

Журнал санітарного стану приміщень

3 р.,

ст. 704,

ст. 707

11-16

Диспансерний журнал

5 р.,

ст. 721

11-17

Журнал обліку  учнів, направлених до лікарів-спеціалістів

5 р.,

ст. 719

11-18

Карантинний журнал

5 р.,

ст. 745

11-19

Журнал обліку флюорографії учнів

5 р.,

ст. 724

11-20

Журнал реєстрації довготривалих і постійних  протипоказань до щеплень

3 р.,

ст. 719

11-21

Журнал обліку дітей, батьки яких відмовляються від проведення  р.Манту та БЦЖ

5 р.,

ст. 745

11-22

Журнал медичного контролю за проведенням уроків фізичної культури

53р.,

ст. 707

11-23

Номенклатура справ  медичного обслуговування (витяг)

 3 р. ²,

ст. 112-в

²Після  заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

12 - Архів

12-01

Протоколи засідань експертної комісії навчального закладу

Пост.

ст.14а

12-02

До ліквідації закладу

ст. 20

12-03

До ліквідації закладу

ст. 20

12-04

Справа фонду навчального закладу

До ліквідації закладу

ст. 130

12-05

Описи справ з особового складу навчального закладу

3 р. ¹,

ст. 137-б

¹після знищення справ

12-06

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання навчального закладу

3 р. ¹,

ст. 137-б

¹після знищення справ

12-07

Номенклатура справ   архіву навчального закладу (витяг)

 3 р. ²,

ст. 112-в

²Після  заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

Ізюмської  загальноосвітньої  школи І-ІІІ ступенів № 10 Ізюмської міської ради Харківської області

від ____________ №____

______________________

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК

архівного відділу виконавчого комітету Ізюмської міської ради

від ___________№ ______

______________________

За строками зберігання

Усього

У тому числі:

таких, що переходять

з позначкою «ЕПК»

Постійного

Тривалого (понад 10 років)

Тимчасового
(до 10 років включно)

Разом